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di Giancarlo Strocchia

Professione “shopping” aziendale

L’ufficio acquisti è centrale nell’attività del Gruppo Manutencoop. Ad esso si rivolgono i cantieri per l’approvvigionamento di materiale e per l’erogazione di servizi di assistenza e manutenzione. Un universo frastagliato al cui interno si muovono quasi 2700 fornitori scrupolosamente monitorati e governati dalla squadra guidata da Dante Rodolfi.

Affermare che la funzione dell’Ufficio Acquisiti sia centrale nell’ambito dell’organizzazione imprenditoriale del Gruppo Manutencoop non è azzardato. Intorno a questa struttura ruota l’intero sistema di approvvigionamenti, fornitori e prestazioni che permette ai cantieri dove opera l’azienda di funzionare efficacemente e senza interruzioni. I fantastici quattro, mutuando una celeberrima formazione di supereroi, sono guidati da Dante Rodolfi, a cui si affiancano Francesco Francia, Daniele Micai e la “quota” rosa Clara Colombini.

“Noi acquistiamo praticamente tutto ciò che riguarda il business – esordisce Rodolfi – ovvero tutto quello che riguarda la produzione. Il nostro gruppo conta in totale venticinque persone, impegnate sia nella linea di acquisti per la manutenzione degli impianti, che fa capo a Francesco Francia a cui rispondono nove buyer, sia nella linea igiene e alberghiera, il cui responsabile è Daniele Micai insieme a tre buyer, e che rifornisce i cantieri relativi alle pulizie e alla gestione del verde, al facchinaggio e alla raccolta dei rifiuti”. Un impegno a vasto raggio.

“La nostra attività supporta anche le società consortili – spiega Rodolfi - per un totale di 11 società che comunque presentano necessità di acquisti contenute.” Come se questa mole di lavoro non bastasse, è facile intuire che ad ogni attivazione di fornitore o di verifica dei prodotti acquistati corrisponda un’ampia, seppur doverosa, produzione di documentazione che garantisca la regolarità delle procedure, la garanzia della correttezza e dell’aderenza di prodotti, e servizi, ai parametri di sicurezza e qualità che l’azienda ritiene inderogabili. “La documentazione, da richiedere ai fornitori e da fornire alle nostre stazioni appaltanti, riguarda tra gli altri, i contratti, i subappalti e la regolarità contributiva di tutti i dipendenti dei nostri subappaltatori”. All’area dell’ufficio che fa capo a Clara Colombini fa riferimento la parte più amministrativa del lavoro, che comprende la gestione e l’aggiornamento dell’albo dei fornitori e la responsabilità solidale. Anche in questo caso viene in soccorso la tecnologia. Come spiega Clara “ad ogni fornitore è dedicato un “portalino” all’interno di una più ampia piattaforma web attraverso la quale avviene lo scambio di tutta la documentazione. Il vantaggio che questo sistema fornisce – spiega Clara – è dato anche dalla tracciabilità del passaggio dei documenti che il sistema permette, evitando perdite di tempo e smarrimento di materiali.”

Rodolfi, tracciamo un bilancio della vostra attività

“Nel 2013 abbiamo infatti svolto acquisti per 311,7 milioni di euro, ripartiti in 170 milioni per la linea manutentiva, 22 milioni e mezzo per la linea igiene e 17 milioni per il parco auto, cifra in cui rientrano le spese di noleggio, il carburante e la manutenzione. Le forniture riguardano poi l’ energia elettrica, per 17 milioni, 81 milioni per il metano e, 4,2 milioni di gasolio riscaldamento. Dei 170 milioni di euro che costituiscono il bilancio per la linea manutentivi, 31 si riferiscono a materie prime e 139 sono relativi a servizi specifici che ci vengono erogati da artigiani o operatori specializzati. Gli ordini complessivi, in questo caso, sono stati 4.100, di cui 3.400 riferiti a contratti per le prestazioni e 700 per i materiali. La linea igiene invece ha acquistato 22 milioni e mezzo di euro, di cui 13 milioni di materiale e 9,5 milioni di prestazioni, per un totale di 3.200 ordini di cui 2200 ordini di materiali e 1000 di prestazioni”.

Qual è il tipo di selezione che viene svolta sui materiali e sui fornitori e da chi viene operata?

“I materiali dei servizi manutentivi vengono scelti dai buyer in accordo con chi opera direttamente nei cantieri la cui struttura tecnica emette una richiesta d’acquisto corredata da tutte le specifiche necessarie, in maniera tale che possano essere valutate tutte le opzioni sulla base delle prestazioni tecniche e del quadro economico. Tutti i materiali, riferiti ad impianti di riscaldamento, termo-sanitari, caldaie, bruciatori, gruppi frigo, convettori o altro, devono comunque rispondere a criteri normativi e prestazionali che quasi sempre fanno riferimento ad un capitolato specifico”.

Quali sono i servizi che vengono acquistati con maggiore frequenza?

“Vengono acquistate prestazioni per manutenzione di impianti elettrici, idro-termo-sanitari, impianti di raffreddamento e manutenzioni specialistiche: quali gruppi di continuità, gruppi elettrogeni, impianti di video sorveglianza - spiega Francesco Francia - normalmente questa attività viene svolta da alcune aziende di supporto. Si tratta di un procedimento piuttosto differente rispetto a quanto succede per i materiali, perché mentre per l’acquisto di questi ultimi possiamo operare a livello nazionale, per le prestazioni di manodopera cerchiamo di rimanere nell’ambito territoriale dove si trovano gli impianti o i cantieri utilizzando prevalentemente imprese locali.”

Nell’ambito della linea igiene avete dei riscontri diretti da chi usa i prodotti?

“Certamente – spiega Daniele Micai – il primo riscontro è frutto di una prima breve indagine-test, che viene svolta direttamente presso i cantieri, e poi, successivamente, quando il prodotto viene distribuito massivamente le indicazioni giungono secondo una scala gerarchica direttamente da chi li utilizza. Nello stesso contesto il materiale viene valutato anche sotto il profilo dell’impatto ambientale, fattore importante per noi ma anche in relazione ai capitolati che guidano le gare d’appalto“.

Con i fornitori che tipo di rapporto c’è?

Continua Rodolfi: “Nel 2013 abbiamo lavorato con 2680 fornitori, con alcuni dei quali il rapporto si protrae da oltre venti anni mentre per altri il ricambio è molto frequente, anche sulla base di una strategia di contenimento e razionalizzazione dei costi che oggi è inevitabile. Noi governiamo il rapporto della gestione del fornitore soprattutto per gli aspetti commerciali e contrattualistici. La gestione dell’attività “sul campo” viene svolta da Operation che provvede anche ad una valutazione consuntiva annuale dei fornitori utilizzati. Una esigenza del settore igiene è sicuramente quella di velocizzare il rifornimento di materiale. Per questo abbiamo istituito da un paio di anni un flusso elettronico in cui vengono immessi tutti gli ordini che giungono direttamente ad alcuni fornitori selezionati, a fronte ovviamente dell’autorizzazione del responsabile.”

Immagino che anche i fornitori vengano in qualche modo sottoposti a verifica?

“I fornitori vengono valutati sia sotto l’aspetto tecnico che economico e finanziario. Noi verifichiamo che i dipendenti che fanno capo ai fornitori godano di una posizione contrattuale e previdenziale regolare. Questa fase è congiunta all’iscrizione dei fornitori al nostro albo. Il nostro ufficio ha avviato inoltre un percorso di etichettatura del fornitore per valutare quali possano essere quelli strategici, in modo da concentrare su di loro la maggior parte degli acquisti, al fine di instaurare una partnership.”

Quali sono i passaggi che portano alla contrattualizzazione del fornitore?

“Si parte dall’albo di pre-qualifica del fornitore, che costituisce una base dati da cui i singoli buyer possono attingere incrociando la categoria merceologica con quella geografica per individuare il fornitore appropriato. Monitoriamo costantemente questo albo e ogni fornitore è tenuto ad aggiornarlo e, almeno una volta l’anno, ad inserire il proprio bilancio, un riferimento importante per verificare la solidità dell’azienda. Attraverso questa piattaforma si accede quindi allo sportello documentale, una vera rivoluzione per gli operatori che attraverso questo strumento possono realizzare la gestione contrattuale e documentale completa necessaria ad attivare tutti i contratti. Quest’attività viene svolta durante tutto l’arco della durata contrattuale del fornitore.”

La situazione critica dei mercati richiede alle aziende di incidere sui costi per corrispondere a budget più contenuti. In che modo Manutencoop sta affrontando questo argomento?

“Per il 2015, alla luce di quanto precedentemente esposto rispetto alla strategicità degli approvvigionamenti (etichettatura e riduzione fornitori), stiamo rivedendo i nostri contratti per cercare di raggiungere un obiettivo di riduzione costi significativo.”

A sostenere la mole di lavoro dell’Ufficio Acquisti interviene la tecnologia. Vogliamo spiegare cos’è il progetto EVO?

Ci racconta Clara Colombini: “Evo è nato dalla collaborazione tra l’Ufficio Acquisti, l’Information Tecnology, Operation e l’Amministrazione allo scopo di sostituire il denaro contante che i nostri operatori utilizzavano sul territorio nazionale per fare alcuni acquisti. Prima dell’avvento di Evo, nel 2012, i nostri operatori avevano effettuato circa 37 mila acquisti rilasciando ai vari magazzini delle ricevute di carta che creavano dei grossi problemi all’Amministrazione per la loro registrazione. La carta vincente del progetto Evo è stata quella di informatizzare questo sistema. Invece di 37mila bollettini abbiamo emesso 28.000 voucher attraverso degli sms inviati da uno smartphone, collegato a Google maps. Ogni operatore dotato di questo telefono può sapere esattamente il rivenditore più vicino per il materiale che gli serve evitando perdite di tempo e di risorse. Sono contrattualizzati circa 650 fornitori corrispondenti a circa 1500 punti vendita sul territorio nazionale.”

Il fornitore più “fedele” da quanti anni è in Manutencoop?

“Qualche fornitore ci segue da quasi 25 anni. Magari senza produrre fatturati particolarmente elevati ma caratterizzati da grande coerenza e correttezza.”

Quali sono le commesse mediamente più “onerose” per quanto riguarda gli acquisti?

“I Project Financing sicuramente possono implicare forniture di materiale piuttosto costose. Per esempio, in ambito sanitario, potremmo citare il Sant’Orsola di Bologna dove gestiamo tutti gli acquisti di carattere edile e tecnologico per un intervento complessivo di circa trenta milioni di euro.”