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di Giancarlo Strocchia

Un team “al servizio” della PA

Il team Consip al completo. Da sinistra in prima fila Cristina Comani, Francesco Bulgari e Barbara Negri. Dietro da sinistra Massimo Zocca, Luigi Saggese e Roberto Covezzi. Assente (giustificata!) Franca Bertuzzi da poco in pensione alla quale va il ringraziamento di tutti i colleghi.

Nei propositi dei politici di ogni parte e colore risuona come un mantra propiziatorio la necessità impellente di ridurre la spesa pubblica. Una sfida che si gioca anche sul piano del contenimento degli acquisti per i servizi alle Pubbliche Amministrazioni. A questo principio si è ispirata la volontà dello Stato quando sono sorte le cosiddette “Centrali d’Acquisto”, a cui è demandato il compito di armonizzare e razionalizzare le forniture e i materiali per l’erogazione dei servizi. Consip è forse la più importante di questi organismi, ed opera in qualità di centrale di committenza nazionale, realizzando il Programma di razionalizzazione degli acquisti nella PA; inoltre, sulla base di specifiche convenzioni, supporta singole amministrazioni su tutti gli aspetti del processo di approvvigionamento. A Consip sono stati anche affidati altri compiti che coinvolgono sia le proprie competenze nel procurement, sia la propria capacità di gestire progetti complessi e innovativi nell’ambito della Pubblica Amministrazione.

UN FLUSSO PRECISO E COSTANTE
A fronte di questa che oramai può considerarsi una prassi consolidata di acquisizione di appalti per la PA ha corrisposto, nel 2007, la costituzione all’interno di Manutencoop di una struttura delegata alla gestione proprio delle convenzioni Consip, coordinata oggi da Francesco Bulgari. “Siamo nati con la seconda Convenzione acquisita” ricorda Bulgari. E si, perché con Consip funziona così: le aziende si aggiudicano i lotti che fanno capo ai diversi territori regionali entrando a far parte, con l’offerta dei propri servizi, di una sorta di “catalogo” dal quale le diverse strutture pubbliche possono selezionare le prestazioni richieste in base alle proprie esigenze. “Tutte le convenzioni seguono lo stesso diagramma di flusso” - ci spiega Francesco Bulgari. Le amministrazioni, come potrebbe essere un istituto scolastico, una Prefettura o un Comune, richiedono all’azienda, tramite la Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF), i servizi, individuati all’interno di quelli offerti dalla convenzione Consip, di interesse, che possono rispondere alle loro specifiche necessità di gestione. Questa richiesta genera, all’interno della nostra struttura, un’attività di analisi volta a capire quali siano esattamente le esigenze del potenziale cliente e quale sia la conformazione e la dislocazione del patrimonio immobiliare, tramutando le richieste stesse in un progetto di fornitura di servizi”. Un intervento fondamentale per ritagliare il piano di prestazioni da erogare sulle reali necessità del cliente, un processo talmente delicato che solo un sopralluogo diretto può determinare l’esatta taratura dell’offerta. “Noi andiamo dal cliente, cerchiamo di comprendere le sue esigenze raccogliendo dati e informazioni di natura qualitativa che servono ad elaborare un pre-censimento che sarà successivamente trasformato nel cosiddetto Piano Dettagliato degli Interventi per tutti gli edifici compresi nel patrimonio immobiliare. Il documento specifica come poter affrontare le necessità di gestione per ogni singolo immobile, preventivandone anche i costi”. A questo punto il cliente può decidere di accettare immediatamente la proposta o richiedere delle modifiche attraverso le quali si giunge ad una proposta condivisa. “In questo caso viene coinvolta la struttura commerciale di Manutencoop che mantiene il rapporto con il cliente”.

DINAMICI SUL TERRITORIO
L’azienda comunque non si limita ad attendere che le richieste di fornitura giungano dalle amministrazioni o dai singoli istituti scolastici. “Una volta aggiudicatasi il lotto l’impresa consulta tutte quelle amministrazioni che ancora non fanno parte del portafoglio - ci spiega Bulgari – e anche per questo Manutencoop, tra contratti attivi e in proroga, è presente ad oggi con convenzioni, per diverse tipologie di servizi, praticamente su tutto il territorio nazionale”.
L’unità di Manutencoop che si occupa delle convenzioni è strutturata in modo da presidiare con precisione ognuna di queste fasi. “Oltre alla mia figura – specifica Bulgari – il gruppo è composto da un’area tecnica che segue l’elaborazione e la stesura della documentazione progettuale e una area di coordinamento/back office che si occupa della gestione delle tempistiche, il rispetto delle formalità e l’invio dei documenti, fasi che in un contesto come le convenzioni Consip hanno valore sostanziale. La prima area garantisce l’efficacia tecnica dei progetti e l’altra assicura il rispetto delle tempistiche per non incorrere in possibili penalità”. Un raggruppamento solido, costituito da cinque componenti, che affronta ciclicamente periodi di grande stress lavorativo. “La nostra è un’attività che prevede picchi di altissima intensità che progressivamente decresce, un susseguirsi di stress e rallentamento. Uno sforzo che si intensifica in prossimità dei rinnovi delle convenzioni e che sicuramente ha generato un processo di nuova qualificazione sia tecnologica che professionale all’interno dell’azienda prosegue Bulgari. “L’avvento di Consip ha incoraggiato Manutencoop ad individuare e sviluppare nuovi sistemi informativi e creare figure professionalità specifiche che intervengono sia in fase progettuale che nella gestione del rapporto tra aziende e subappaltatori”. Anche il rapporto tra l’azienda e Consip segue una linea di interscambio continuativo: “Consip, in qualità di centrale concessionaria delle convenzioni richiede un flusso costante di dati e report finalizzati a capire come essa stessa si propone sul mercato. Registrare la saturazione di una convenzione si traduce per Consip in un obiettivo centrato”. Un flusso che si traduce in un mutuo scambio di informazioni che mette sia l’azienda che la centrale d’acquisto nelle condizioni di definire tutte le possibili azioni migliorative. “Anche per questa ragione quando procediamo a definire la proposta di erogazione della fornitura verso il cliente prevediamo dei supporti tecnici che ci consentono di registrare le informazioni da estrarre per realizzare il flusso di informazioni che andranno successivamente trasferite verso Consip”.

RINNOVI BIENNALI
Un volta quindi che l’ordinativo di fornitura viene sottoscritto dal cliente si avvia la convenzione, si inseriscono nel sistema di gestione le caratteristiche dell’appalto coinvolgendo tutte le aree dell’azienda per lo start up della commessa, ovvero gli acquisti, l’area commerciale, quella facente capo al personale (per eventuali nuove assunzioni) e, indispensabile, quella che si occupa della sicurezza. Un contratto non rimane comunque mai uguale a se stesso perché nella maggior parte dei casi nel corso del tempo si modificano le condizioni iniziali dell’appalto anche, e molto spesso, a causa di nuove richieste del cliente. “Uno degli ambiti più delicati è quello che riguarda la scuola – sottolinea Bulgari – non fosse altro per l’estrema precisione e attenzione che pongono i presidi e i dirigenti amministrativi nel selezionare le prestazioni realmente necessarie per gli istituti, anche a fronte di budget che spesso sono piuttosto contenuti”. Anche per questo Manutencoop, e Bulgari personalmente, rivolgono a questa categoria di interlocutori un sostegno speciale. “Sono io stesso che rispondo telefonicamente alle loro richieste, a prescindere dal servizio di call center riservato a tutti i clienti, indifferentemente. Oramai ho una conoscenza quasi enciclopedica di tutti i presidi di molte zone del Paese”.

UN VANTAGGIO PER TUTTI
Per Bulgari, comunque, l’introduzione delle Centrali d’Acquisito come Consip ha determinato un miglioramento nel governo delle commesse per la PA. “La prospettiva, a mio avviso, è che queste strutture assumeranno una posizione sempre più centrale nelle strategie di razionalizzazione della spesa pubblica ampliando probabilmente i servizi offerti e il panorama di amministrazioni che potranno accedervi, come ad esempio le grandi Università o le strutture sanitarie”. A fronte di questo orizzonte le aziende dovranno strutturarsi sempre meglio per garantire tempi sempre più rapidi di risposta, focalizzandosi sui flussi informativi e la risoluzione delle inevitabili criticità. “Attraverso Consip le amministrazioni pubbliche, in generale, hanno tratto vantaggi di natura economica, anche perché aver attivato queste linee di servizio ha contribuito a razionalizzare il mercato. I capitolati di Consip sono diventati un benchmark, un punto di riferimento per tutti coloro che gravitano intorno al comparto dei servizi”.